Andere amtliche Urkunden

Sind vorrangige Identitätsdokumente nicht erreichbar, prüfen wir den Beweiswert Ihrer Geburtsurkunden, Registerauszüge und sonstigen amtlichen Unterlagen. Sie gehören im aktuellen Stufenmodell grundsätzlich zur dritten Nachweisstufe. Ihr Nutzen hängt davon ab, welche Tatsachen sie belegen und wie sich diese mit der Person verbinden lassen, die eingebürgert werden möchte. Häufig entsteht der entscheidende Zusammenhang erst durch mehrere aufeinander bezogene Unterlagen.

Nach der Rechtsprechung müssen zunächst der Pass und anschließend ein anerkannter Passersatz oder ein anderes amtliches Identitätsdokument mit Lichtbild betrachtet werden. Sind solche Dokumente nicht vorhanden und ist ihre Beschaffung objektiv unmöglich oder subjektiv unzumutbar, können andere geeignete amtliche Urkunden den Identitätsnachweis tragen.

Dafür kommen Dokumente mit und ohne Lichtbild in Betracht, beispielsweise:

• Führerschein, Dienstausweis und Wehrpass;

• Geburtsurkunden;

• Melde-, Tauf- oder Schulbescheinigungen. Entscheidend ist, ob bei ihrer Ausstellung auch die Richtigkeit der Verbindung zwischen Person und Name überprüft wurde. Nicht jedes als Bescheinigung bezeichnete Papier gehört automatisch in diese Gruppe.

Die Einordnung einer Schul- oder Taufbescheinigung hängt insbesondere von der ausstellenden Stelle und ihrer rechtlichen Funktion im betreffenden Staat ab. Eine private Einrichtung stellt nicht allein wegen eines Stempels eine amtliche Urkunde aus. Solche Unterlagen können dennoch Bedeutung haben, dann gegebenenfalls im Rahmen der nichtamtlichen Unterlagen und Zeugenaussagen.

Die amtliche Herkunft ist ein Ausgangspunkt, aber kein abschließendes Gütesiegel für jede enthaltene Angabe. Eine Behörde kann einen Vorgang zuverlässig dokumentieren, ohne dabei sämtliche Personalien eigenständig geprüft zu haben. Deshalb muss gefragt werden, was Gegenstand der ursprünglichen Prüfung war und worauf die Angaben beruhen.

Ein amtlicher Schulnachweis kann beispielsweise bestätigen, dass eine Person unter einem bestimmten Namen zu einer bestimmten Zeit eine Schule besucht hat. Ob er auch ein genaues Geburtsdatum zuverlässig belegt, hängt davon ab, wie dieses Datum erfasst wurde. Ein Meldenachweis bestätigt eine Registrierung; die Verlässlichkeit der darin übernommenen Personalien kann wiederum von den bei der Anmeldung vorgelegten Dokumenten abhängen.

Eine Geburtsurkunde bezieht sich auf ein bestimmtes Geburtsereignis. Sie kann Angaben zum Kind, zu Ort und Zeitpunkt der Geburt und zu den Eltern enthalten. Das macht sie besonders wichtig, wenn Geburtsdaten, Geburtsname oder familiäre Zusammenhänge zu klären sind.

Bei einer erwachsenen Person bleibt allerdings die Verbindung zwischen dem damaligen Kind und dem heutigen Antragsteller zu prüfen. Eine Urkunde ohne Lichtbild zeigt nicht unmittelbar, wer sie vorlegt. Diese Verbindung kann sich aus weiteren Dokumenten, einer nachvollziehbaren Folge späterer Eintragungen und anderen verlässlichen Erkenntnissen ergeben. Eine Geburtsurkunde ist deshalb häufig ein zentraler Baustein, aber nicht unabhängig vom übrigen Sachverhalt stets ausreichend.

Ebenso beweist der Geburtsort nicht automatisch die Staatsangehörigkeit. Ob ein Staat seine Staatsangehörigkeit aufgrund der Geburt im Staatsgebiet, durch Abstammung oder nach anderen Regeln vermittelt, richtet sich nach seinem Recht. Wir prüfen deshalb gesondert, ob die Urkunde Ihre Identität, Ihre Staatsangehörigkeit oder beide Fragen belegt.

Ein neu ausgestellter Registerauszug kann auf einem sehr alten Eintrag beruhen. Das Ausstellungsdatum des Papiers und der Zeitpunkt der ursprünglichen Registrierung sind deshalb auseinanderzuhalten. Ein im laufenden Einbürgerungsverfahren ausgestellter Auszug ist nicht allein wegen seines neuen Datums weniger aussagekräftig.

Anders kann es sein, wenn die zugrunde liegende Registrierung selbst erst spät erfolgt ist. Dann ist wichtig, auf welche Unterlagen oder Erklärungen sie gestützt wurde. Eine nachträgliche Registrierung ist nicht automatisch unrichtig. Sie kann aber eine zusätzliche Erklärung verlangen, wenn die Daten zuvor nirgends dokumentiert waren oder von älteren Angaben abweichen.

Hilfreich sind deshalb Angaben zur Registergrundlage, zu späteren Berichtigungen und zu vorhandenen früheren Auszügen. Enthält ein neuer Auszug einen anderen Namen, legen wir ihn mit der Erklärung und den Belegen zur Änderung vor. Die Änderung und ihr rechtlicher oder tatsächlicher Anlass müssen nachvollziehbar sein. Dazu können etwa eine Namensänderungsentscheidung, eine Eheschließungsurkunde oder eine Berichtigung des Ausgangseintrags gehören.

Heiratsurkunden, Familienregister und vergleichbare amtliche Unterlagen können erklären, weshalb dieselbe Person in verschiedenen Zeiträumen unter unterschiedlichen Namen erscheint. Sie können außerdem familiäre Beziehungen dokumentieren, die für die Zuordnung älterer Nachweise oder für Fragen der Staatsangehörigkeit relevant sind.

Wir erläutern die verwandtschaftlichen Beziehungen anhand der konkreten Urkunden. Wenn eine Geburtsurkunde einen Elternteil unter einem früheren Namen nennt und ein späteres Familienregister einen geänderten Namen verwendet, kann die verbindende Urkunde entscheidend sein. Ohne diese Verbindung bleiben zwei für sich echte Dokumente möglicherweise unzureichend zugeordnet.

Auch Familienregister sind nicht in jedem Staat gleich aufgebaut. Manche enthalten mehrere Generationen oder unterschiedliche Arten von Einträgen; andere bilden nur bestimmte registrierte Ereignisse ab. Für die Bewertung kommt es daher auf den vollständigen relevanten Inhalt und die Bedeutung der verwendeten Felder an. Eine verkürzte Übersetzung kann wichtige Hinweise auf Berichtigungen oder die Grundlage eines Eintrags verlieren.

Dokumente mit Lichtbild können die Zuordnung zur Person erleichtern. Dokumente mit biometrischen Merkmalen haben gegenüber solchen ohne diese Merkmale grundsätzlich einen höheren Beweiswert. Daraus folgt jedoch keine starre Regel, dass jedes alte Foto jedes Dokument ohne Foto überwiegt.

Ein deutliches Lichtbild auf einem verlässlich ausgestellten Dokument kann eine Lücke zwischen Namen und Person schließen. Ein kaum erkennbares Bild, ein ersichtlich nachträglich eingesetztes Foto oder ein Dokument, dessen Ausstellungsgrundlage unbekannt ist, beantwortet diese Frage weniger zuverlässig. Auch die zeitliche Distanz und die übrigen Übereinstimmungen müssen berücksichtigt werden.

Ein amtlicher Dienstausweis kann somit hilfreich sein, ohne dadurch auf die Stufe einer nationalen Identitätskarte aufzurücken. Die Frage nach der Nachweisstufe und die Frage nach dem konkreten Beweiswert bleiben getrennt. Den Unterschied erläutert auch Anerkannter Passersatz und amtliche Identitätsdokumente mit Lichtbild.

Eine Kopie gibt den sichtbaren Inhalt eines Dokuments wieder. Sie ermöglicht aber nicht sämtliche Prüfungen, die am Original vorgenommen werden können. Liegt nur eine Kopie vor, erläutern wir den Verbleib des Originals oder den Grund seiner Nichtverfügbarkeit. Eine frühere behördliche Prüfung des Originals kann dabei relevant sein.

Bei Namensbestandteilen, Kalenderdaten und handschriftlichen Zusätzen ist besondere Genauigkeit wichtig. Wir kennzeichnen unleserliche Stellen und ergänzen sie nicht durch Vermutungen. Wenn mehrere Übersetzungen voneinander abweichen, muss die Abweichung geklärt werden. Das eigenständige Thema Abweichende Namen, Geburtsdaten und frühere Angaben berichtigen behandelt diese Fragen vertieft.

Bei ausländischen öffentlichen Urkunden kann eine Bestätigung ihrer Echtheit erforderlich sein. Je nach Staat und Dokument kommen eine Legalisation, eine Haager Apostille oder eine Befreiung von solchen Förmlichkeiten in Betracht. Die Apostille bestätigt insbesondere die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft des Unterzeichners und gegebenenfalls das Siegel. Sie ist keine umfassende Bestätigung, dass jede in der Urkunde behauptete Tatsache wahr ist.

In bestimmten Staaten erfolgt anstelle einer Legalisation eine Urkundenüberprüfung im Wege der Amtshilfe. Dabei können je nach örtlichen Möglichkeiten sowohl formale Echtheit als auch der bescheinigte Sachverhalt untersucht werden. Das vorgesehene Vorgehen klären wir anhand der zuständigen deutschen Auslandsvertretung und der anfordernden Behörde. Informationen bietet das Auswärtige Amt zum internationalen Urkundenverkehr.

Bei bestimmten öffentlichen Urkunden aus einem anderen EU-Mitgliedstaat sieht die Verordnung (EU) 2016/1191 eine Befreiung von Legalisation und Apostille vor. Wie das Auswärtige Amt erläutert, kommt es auf den Anwendungsbereich der Verordnung an. Daraus folgt keine Befreiung für beliebige Unterlagen, nur weil deren Inhaber in der EU lebt. Zu prüfen sind Ausstellerstaat, Dokumentenart und Verwendungszweck. Diese Unterscheidung kann unnötige Beschaffungskosten vermeiden.

Eine fehlende Apostille bedeutet daher nicht in jedem Fall, dass ein Dokument unbrauchbar ist. Umgekehrt beseitigt eine Apostille keine sonstigen konkreten Widersprüche. Formale Anforderungen und inhaltliche Beweiswürdigung bleiben unterschiedliche Teile der Prüfung.

Deutsche Personenstandsregister und die daraus ausgestellten Urkunden besitzen eine gesetzlich geregelte Beweiskraft. Nach § 54 PStG beweisen die Beurkundungen die erfassten Ereignisse und die näheren Angaben zum Personenstand. Hinweise haben diese Beweiskraft nicht; der Nachweis der Unrichtigkeit beurkundeter Tatsachen bleibt möglich. § 54 PStG im amtlichen Gesetzestext.

Deshalb darf eine deutsche Geburtsurkunde nicht ohne Weiteres wie eine beliebige private Aufzeichnung behandelt werden. Zugleich muss genau gelesen werden, welche Tatsachen beurkundet sind und ob ergänzende Hinweise oder eingeschränkte Angaben bestehen. Aus der Beurkundung eines Geburtsereignisses folgt nicht automatisch eine abschließende Entscheidung über jede damit zusammenhängende ausländische Staatsangehörigkeit.

Bei in Deutschland geborenen Kindern können sich deshalb zusätzliche Fragen aus den Personalien und Staatsangehörigkeiten der Eltern ergeben. Das ist von der verlässlichen Feststellung der Geburt selbst zu trennen. Welche weitergehende Klärung nötig ist, hängt vom konkreten Inhalt der Urkunden und den übrigen Erkenntnissen ab.

Eine aktuelle Personenstandsurkunde muss nicht die gesamte Entwicklung des Registereintrags abbilden. Nach § 56 Absatz 2 PStG werden nach einer Fortführung grundsätzlich die geänderten Tatsachen in die Urkunde aufgenommen. Wer erklären muss, weshalb ältere Dokumente einen anderen Namen enthalten, benötigt möglicherweise zusätzlich die frühere Eintragung oder die zugrunde liegende Änderung. § 55 PStG sieht dafür unter anderem beglaubigte Registerausdrucke vor. Die geeignete Form hängt davon ab, welche Information geklärt werden soll.

Der aktuelle Gesetzestext kennt außerdem elektronische Personenstandsbescheinigungen mit gesetzlicher Beweiskraft. Diese sind von einem selbst angefertigten Scan einer Papierurkunde zu unterscheiden: Nicht das Dateiformat allein, sondern die gesetzlich geregelte Ausstellung und Signatur sind entscheidend. Wir berücksichtigen deshalb die erhaltene Originaldatei und erläutern Ihnen, weshalb sie in dieser Form verfügbar bleiben muss. Ob ein bestimmter Übermittlungsweg im Einbürgerungsverfahren angeboten wird, ist davon getrennt zu klären. §§ 54–56 PStG.

Wir erklären für jede Urkunde, welches Identitätsmerkmal sie belegt. Eine Geburtsurkunde kann Ausgangsdaten tragen, eine spätere amtliche Unterlage die Namensverwendung und eine Namensänderungsurkunde die heutige Schreibweise erklären. Wir verbinden diese Belege nachvollziehbar, statt allein ihre Anzahl zu erhöhen.

Besonders wichtig ist die Unabhängigkeit der Quellen. Wenn ein neuer Registerauszug, eine Meldebescheinigung und eine Schulbescheinigung alle auf derselben ungesicherten Erklärung beruhen, wiederholen sie möglicherweise nur eine Angabe. Sind Unterlagen dagegen zu unterschiedlichen Zeiten und auf verschiedenen überprüften Grundlagen entstanden, können sie sich gegenseitig stützen.

Wir sprechen Widersprüche ausdrücklich an und prüfen ihre Erklärung anhand der vorhandenen Nachweise. Ein abweichender Tag kann auf einen Übertragungsfehler zurückgehen, ein anderer Name auf einen dokumentierten Wechsel. Das muss aber nachvollziehbar sein. Die Behörde darf keine unerfüllbare absolute Sicherheit verlangen, benötigt jedoch ein insgesamt überzeugendes Bild der Personalien.

Wir benennen sowohl den vorhandenen Aussagegehalt als auch die noch offene Beweislücke. Es ist genauer zu erklären, dass eine Urkunde das Geburtsdatum, aber noch nicht die Verbindung zur heutigen Person belegt, als sie pauschal für ausreichend oder wertlos zu erklären. Der Überblick Nachweise bei fehlendem oder nicht beschaffbarem Pass zeigt, wie die weiteren Nachweiswege daran anschließen.